Mappiamo cosa fa il tuo team ogni settimana, scegliamo cosa vale la pena automatizzare e lo costruiamo sugli strumenti che già usi.
Il problema quasi mai è il modello
Quando un’azienda dice di voler «mettere l’IA», dietro c’è di solito un processo che sta in piedi copiando e incollando tra quattro strumenti che non si parlano. Il modello da solo non lo risolve. A risolverlo è descrivere il processo con precisione, decidere quale parte può fare una macchina e collegare i pezzi.
Non ti chiediamo di cambiare strumenti: colleghiamo quelli che usi già.
Quella descrizione quasi mai esiste per iscritto. Vive nella testa di chi lo fa da cinque anni e cambia a seconda del caso. Buona parte del lavoro consiste nel tirarla fuori prima di automatizzare qualsiasi cosa.
Cosa facciamo
Mappa dei processi con ore reali. Ripercorriamo con te cosa fa ogni team in una settimana normale: cosa entra, dove passa, dove aspetta e dove si ripete. Senza quella mappa, automatizzare significa accelerare il disordine.
Scegliere cosa automatizzare e cosa no. Non tutto ne vale la pena. Diamo priorità in base alle ore liberate, alla facilità di verificare il risultato e a quanto costa un errore. Un compito da dieci minuti al mese non entra, per quanto sia automatizzabile.
Agenti e automazioni collegati. Costruiamo i flussi su ciò che già usi — posta, CRM, fogli di calcolo, archivio documenti, gestionale di progetto — invece di proporti di cambiare strumenti. Il modello si occupa della parte che richiede criterio; il resto è idraulica, e conviene non confonderle.
Documentazione e formazione. Lasciamo scritto come funziona ogni flusso, cosa fare quando si rompe e chi avvisare. E insegniamo al tuo team a scrivere le istruzioni degli agenti, perché chi conosce il processo è chi deve regolarlo.
Revisione a tre mesi. Torniamo a misurare con la mappa davanti. Alcuni flussi non si useranno più e conviene spegnerli; altri saranno diventati stretti.
Da dove si parte di solito
Nella maggior parte delle aziende con cui lavoriamo i primi candidati si ripetono: ingresso e qualificazione dei lead, preparazione di preventivi e proposte, sintesi e follow-up delle riunioni, i report periodici che qualcuno monta a mano ogni lunedì, e la prima risposta a mail o messaggi che seguono sempre lo stesso copione.
Nessuno di questi sostituisce qualcuno. Tolgono di mezzo la parte di lavoro che non richiede criterio, che è esattamente quella che logora chi il criterio ce l’ha.
Cosa misuriamo
Ore liberate al mese e in cosa vengono impiegate, tempo che il processo impiega dall’inizio alla fine, percentuale di casi completati senza intervento, ed errori che il flusso intercetta e che prima passavano.
Il «prima» lo misuriamo con la mappa iniziale, perché altrimenti dopo tre mesi nessuno ricorda quanto ci voleva. Quel punto di partenza è metà del valore del progetto.
Perché noi
Veniamo dal marketing misurabile, non dalla consulenza di processo. Si vede in due cose: partiamo da ciò che si può contare e diffidiamo dei progetti lunghi che non mostrano nulla fino alla fine. Preferiamo mettere un flusso in produzione in poche settimane e discutere su dati veri.
E lo applichiamo prima in casa. L’agenzia funziona con agenti propri per analisi, produzione e manutenzione; quando ti raccontiamo dove si inceppa uno di questi progetti, è perché si è inceppato prima a noi.
